От_бумаги_к_ЭДО_подписание_проще,_чем_вы_думали,_подписание_торг_13_электронной_подписи.

Эта особенность тоже смущает клиентов при переходе на электрический документооборот (ЭДО), ведь большая часть воспринимают этот процесс практически как перенос бумаги в компьютер.Так можно ли поменять несколько подписей на бумаге одной, но на электрическом документе (ЭД), и необходимо ли это делать? Ниже приведу пользующиеся популярностью методы решения этой задачки.В хоть какой большой организации всераспространенный кейс – это подписание документа несколькими ответственными лицами.

Конкретно его подпись будет «на электрическом документе», потому критически принципиально ознакомить такового сотрудника с ответственностью за его деяния.

Соблюдая эти советы, можно не колебаться в юридической значимости и свободно перевести документ и процесс работы с ним в электрическую форму.Такая ситуация нередко появляется в торговых компаниях, где первичные учетные документы подписывает бухгалтер. Как следует, сертификат ключа проверки ЭП есть только у него.

От бумаги к ЭДО: подписание проще, чем вы задумывались

— Скажите, как поменяется процесс подписания документа, когда управление нашей компании решит перейти на ЭДО?Вопросы подобного плана мне, аналитику сервиса обмена электрическими документами Synerdocs, задают нередко. И это объяснимо: в почти всех процессах на предприятиях (к примеру, при согласовании официальных документов, продаже/приемке продукта, перемещении товарно-материальных ценностей) подразумевается роль нескольких ответственных. Означает, и подписей должно быть несколько.

Кейс 1. Одна за всех: используем функцию согласования

  1. Затратную на внутреннее перемещение ТМЦ (форма ТОРГ-13) подписывает Дескать, производящее отгрузку. При всем этом употребляется квалифицированная электрическая подпись.
  2. В магазине при получении ТМЦ затратную ТОРГ-13 согласовывает в сервисе Synerdocs уже принимающее Дескать, используя для аутентификации пару «логин/пароль». Тем он подтверждает фактическое получение ценностей, обозначенных в документе.
  3. Дальше затратная ТОРГ-13 поступает уже директору получившего ТМЦ филиала, который и подписывает ее собственной УКЭП.

Так, на затратной ТОРГ-13 возникают две подписи – МОЛа со стороны склада и директора магазина, также тег «Согласовано», отражающий согласование лицом, практически принявшим ТМЦ.

Опять отмечу, что для исключения вопросов о правомерности такового метода работы с первичными учетными документами описанный процесс подписания затратных на внутреннее перемещение должен быть отражен в локальных нормативных актах организации. Этим компания обезопасит себя и собственных служащих от вероятного непонимания, почемуТОРГ-13 обрабатывается конкретно таким макаром.

Часто склад, где принимают продукт, находится удаленно от основного кабинета. Вещественно ответственное лицо (Дескать) инспектирует, соответствует ли заявленное в документах количество продукта реально пришедшему. После приемки сотрудник, ответственный за оформление торговой операции (это может быть бухгалтер либо директор), подписывает первичку.Кстати, конкретно по этой причине формы первичных учетных документов, таких как товарная затратная ТОРГ-12 либо универсальный передаточный документ, предугадывают несколько подписантов: 1) лицо, конкретно принявшее продукт; 2) ответственный за оформление сотрудник.

Мы разглядели некие кейсы перевода обычных процессов по подписанию картонных документов в электрический вид. По сути их еще больше и, как демонстрируют наша практика и опыт клиентов, даже закоренелые, на 1-ый взор, процессы подписания можно конвертировать до пары кликов.Ульяна Коровкина, аналитик SynerdocsБолее того, практически все формы документов, утвержденные законодательно, содержат несколько полей для подписания. Посмотрите, к примеру, на товарную затратную:

Кейс 2. Лицо, удаленное от приемки продукта, подписывает документ

Само собой, организации стремятся уменьшить количество подписантов, в эталоне – бросить только 1-го. Но в таком случае появляется новый вопрос: не скажется ли это сокращение на юридической значимости ЭД? Чтоб схожих колебаний не появлялось, нужно:

  1. Изучить нормативную базу на предмет принципной способности использования определенного документа в электрической форме.

    После чего документ направится на рассмотрение и подписание бухгалтеру, который будет использовать уже усиленную квалифицированную ЭП (УКЭП).Принципиально, чтоб организация заблаговременно предугадала в собственных внутренних регламентах внедрение МОЛом обычный электрической подписи.Один из наших клиентов – розничная торговая сеть – перевел этот процесс в электрический вид последующим образом:

    Ситуация осложняется к тому же тем, что МОЛов тоже может быть несколько.Как перевести такое «удаленное» подписание в электрический вид с сохранением внутренних регламентов и специфичности рассредотачивания ролей?Обращаясь к опыту проектов, реализованных в торговой сфере, заключу, что можно не уменьшать количество подписей на документе и предложить принимающему продукт МОЛу использовать ординарную ЭП для подписания со собственной стороны.

    В нашей практике самыми колоритными примерами служат: согласование первичной учетной документации, оформляемой при продаже продукта/оказании услуг, также непременное согласование официальных документов снутри компании (письма, договоры).В случае перевода такового процесса в электрический вид на 1-ый план выходят две соответствующие особенности:

    • Во-1-х, трудно выстроить сам процесс подписания. Необходимо учитывать маршрут движения документа от 1-го ответственного к другому и т.д., также предугадать порядок действий, если в случае выявления ошибки либо некорректности кто-то из участников не подпишет документ.

      Такие вопросы решаются за счет внедрения системы электрического документооборота (СЭД), которая не только лишь сохраняет внутренние процессы предприятия, да и улучшает их. Сервис обмена электрическими документами тоже может употребляться как инструмент для решения схожих задач. К примеру, в веб-клиенте Synerdocs можно настроить функцию согласования документа – этой функциональности будет полностью довольно для маленькой либо средней компании.

    • Во-2-х, возникают издержки на покупку сертификатов ключей проверки электрической подписи (ЭП). Отмечу, что необходимо выслеживать срок деяния каждого из их и впору перевыпускать сертификаты всем ответственным за подписание сотрудникам.

    В этом посодействуют спецы сервиса обмена. Обычно, прямых запретов по переводу документов в электрический вид мало. Почаще этому мешают разноплановые правила хранения либо представления документов в госорганы.

  2. Для каждого вида документации, переводимого в электрическую форму, предугадать порядок работы и отразить его во внутренних нормативных актах.
  3. Если снутри компании употребляется СЭД, настроить маршрут движения документа таким макаром, чтоб он прошел все предусмотренные порядком (см. выше) стадии обработки.
  4. Найти сотрудника, который наделен возможностями подписывать документ после того, как его согласовали другие ответственные лица.

    ЗАДАТЬ ВОПРОС
    ЗАПРОСИТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЕ