порядок учета хранения и использования эцп

Во-1-х, все нормативы по документационному обеспечению управления должны применяться и к ЭД. Во-2-х, имеется целый комплекс правовых документов организационного, инструктивного, методического нрава, на который можно опираться при работе с электрическими документами. Применение электрических документов осуществляется, сначала, в согласовании с Федеральным законом от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об инфы, информатизации и защите инфы» и Законом РФ от 23.09.92 № 3523-1 «О правовой охране программ для электрических вычислительных машин и баз данных»(в ред. От 24.12.02).

Существует ряд документов, содержание которых не требуется ни удостоверять подписью, ни оформлять на специально установленных бланках. Идет речь о документах информационно-справочного нрава: регистрационно-контрольных карточках, журнальчиках регистрации и т.п. В большинстве случаев их формуляр и состав реквизитов говорят в самих организациях распоряжениями управления. Уже на данный момент многие организации вполне отказались от картонной формы ведения этих документов, имея различные документальные информационные системы и базы данных.

Но механизм реализации положений закона пока не отлажен, потому на практике это делает огромные трудности в применении ЭЦП. К тому же ЭЦП еще длительное время будет «дорогим наслаждением» для многих, в том числе негосударственных организаций. Но главное то, что ЭЦП — недолговечный реквизит электрического документа.

При этом для наружного документооборота они еще более жесткие, чем для внутреннего. Связаны эти ограничения с требованиями к оформлению и хранению документов и могут проявиться не сходу, а ходе административного либо судебного разбирательства конфликтных ситуаций в сфере бизнеса, менеджмента, служебных и трудовых отношений.По сути неважно какая негосударственная организация может без помощи других вводить собственные требования к оформлению документов, в особенности внутреннего нрава. Органы власти и муниципальные организации тут очень ограничены нормативными актами вышестоящих инстанций.

Невзирая на это, отраслевой центр научно-технической инфы ВНИИДАД распространил по заявкам потребителей около 6000 экз. Правил. Это свидетельствует о значимом интересе профессионалов к единой методике построения делопроизводства в разных организациях.

Создателем С.Л.Кузнецовым рассматриваются вопросы разработки автоматической системы регистрации документов. Обозначен ряд заморочек, связанных с внедрением автоматических систем ДОУ. Обращено внимание на обязательность роли служб ДОУ во внедрении компьютерных технологий, значение технического задания и разработки общегосударственных законодательных и нормативно-методических актов по автоматизации ДОУ.Е.С.Истомина анализирует электронно-цифровую подпись как реквизит электрического документа, базы и принципы использования ЭЦП в системе электрического документооборота.

Их применение будет содействовать созданию единой методической базы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.Особенное значение нормативно-методической базе придается на стадии внедрения автоматических систем ДОУ (АСДОУ). Установление точного порядка использования автоматической системы и правил работы с информацией является одним из главных причин, обеспечивающих успешное внедрение автоматической системы ДОУ и ее настоящее внедрение.

— неготовность многих организаций к применению действенных технологий управления;- отсутствие в стране целостной информационной инфраструктуры и действенной информационной поддержки рынков продуктов и услуг;- недостающий уровень подготовки кадров в области использования информационных технологий.

К числу таких негативных причин относятся:- несовершенная нормативная правовая база, не всегда учитывающая способности современных информационных технологий;- недостающее развитие информационных технологий в области управления;

Особый энтузиазм при работе с электрическими документами представляет раздел 3.6 Методических советов «Особенности работы с электрическими документами» [2] . В нем устанавливается порядок сотворения, получения, обработки, хранения и использования электрических документов в критериях внедрения ведомственной системы электрического документооборота, также порядок отправки, получения и регистрации электрических сообщений.На основании Методических советов федеральными органами разрабатываются собственные ведомственные аннотации и остальные нормативно-методические документы, регламентирующие процессы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Это фактически неодолимое препятствие для хранения только в электрическом виде неких видов исходящих и входящих документов, даже если они подписаны электрической цифровой подписью (ЭЦП).Технологии электрических аналогов собственноручной подписи развиваются с 70-х годов прошедшего века, но, проверка подлинности электрической подписи была и остается накладной и трудозатратной процедурой. Закон РФ «Об электрической цифровой подписи» [3] не намного ее упростил.

Дополнительный импульс развитию информационных технологий и переводу документации в электрический вид в нашей стране придала федеральная мотивированная программка «Электрическая Наша родина на 2002-2010 годы».Таким макаром, можно прийти к выводу, что создатели разных статей, рассматривают огромное количество качеств трудности внедрения электрического документооборота на современном предприятии. Одни из их делают акцент на дилеммах, возникающих на каждом раздельно взятом шаге внедрения ЭД, другие подчеркивают, то как принципиально правильно найти правильно ту систему электрического документооборота, которая будет нужна организации.

Глава 1. Нормативные базы внедрения

Задачка перехода от картонного к электрическому документообороту стоит сейчас перед многими организациями, как коммерческими, так и муниципальными.

— должностные аннотации работников;- управления юзеров информационной системой.Но есть и ограничения на распространение электрических форм документов есть.

Большая часть инфы передается в виде документов на картонном носителе. В последние годы происходит существенное повышение объема инфы, проходящей по электрическим каналам, в том числе и электрических документов.Тема данной курсовой работы является животрепещущей, сначала тем, что даже обычный (картонный) документооборот немыслим без автоматизации и использования электрических документов. Главной задачей сейчас является переход от дискретной формы электрического документооборота к целостной, всеохватывающей, непрерывной информационной технологии.

Особенного рассмотрения заслуживает кадровая документация. Статьи трудового кодекса в отношении документов в электрической форме так расплывчаты, что допускают прямо обратные толкования. К примеру, п. 6 ст. 86 кодекса подразумевает, что «при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на индивидуальных данных работника, приобретенных только в итоге их автоматической обработки либо электрического получения».

Но даже личным фирмам и компаниям следует учесть несколько существенных моментов, связанных с документированием собственной деятельности и отношений с партнерами.Сначала, ограничения на электрические формы связаны с необходимостью аутентификации документов. Главным реквизитом подавляющей части документов является собственноручная подпись уполномоченного лица, которая к тому же время от времени должна быть заверена печатью организации. Только при их наличии документ может считаться подлинником.

Разглядеть этапы внедрения электрического документооборота;3. Проанализировать оценку эффективности электрического документооборота.

В литературе эта тема проанализирована неполно.Научным сотрудником отдела ДОУ ВНИИДАД Т.Р.Белоснежной рассмотрены организационные вопросы проектирования автоматической системы ДОУ, стадии и этапы сотворения АСДОУ, главные требования к техническому заданию на проектирование АС и к приемочной документации на АС.Ю.М.Кукарина тщательно охарактеризовывает нормативную базу затрагивающую вопросы формирования понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись».

Потому руководителям организаций необходимо кропотливо взвесить все «за» и «против» перед тем как дать распоряжение о хранении принципиальных входящих и исходящих документов только только в электрической форме.Что касается электрических документов с малозначительными сроками хранения, то процедура их аутентификации при помощи ЭЦП уже довольно отлажена (к примеру, в банковской сфере) и не просит дополнительного дублирования документа на бумаге.Другое формальное препятствие для перехода к безбумажному делопроизводству – требование неких законов к созданию документов на особых картонных бланках (обычно с гербами либо эмблемами).

Общеотраслевые нормативные документы Росархива регламентируют, приемущественно, вопросы архивного хранения электрических документов.Так, Главные правила работы архивов организаций (М.: ВНИИДАД — Росархив, 2002), одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.02, устанавливают порядок работы архивов организаций с электрическими документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электрическими документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К Правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета ЭД, акт миграций и перезаписей ЭД, журнальчик учета поступления и выбытия ЭД, журнальчик учета миграций и перезаписей ЭД.К огорчению, пока эти Правила носят экспериментальный рекомендательный нрав, что, естественно, препятствует их повсеместному применению.

порядок учета хранения и использования эцп

Электрический документооборот 3

Курсовая на тему Электрический документооборот 3

Федеральное агентство по образованиюГОУ ВПО «Нижневартовский муниципальный гуманитарный университет»на современном преприятии(Курсовая работа)

Внедрение электрической цифровой подписи (ЭЦП) для доказательства юридической силы документов при работе с информацией в электрическом виде допускается ст. 5 ФЗ «Об инфы, информатизации и защите инфы».В ст. 160 ГК РФ также говорится об «использовании при совершении сделок факсимильного проигрывания подписи при помощи средств механического либо другого копирования, электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи». Внедрение «допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, другими правовыми актами либо соглашением сторон».Разработка проставления (порядок сотворения и внедрения) ЭЦП урегулирована Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электрической цифровой подписи».

Какова же сейчас нормативно-правовая база внедрения электрических документов (дальше ЭД)?Нередко приходится слышать, что она отсутствует вообщем. Но это ошибочно.

Оценка эффективности внедрения электрическогоПеречень использованных источников и литературы…………………………. 45 Введение

В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами гос власти, со своими территориальными подразделениями.

Это положение можно трактовать как существенное ограничение при разработке кадровой документации только в электрическом виде, так как большая часть этих документов, так либо по другому могут быть применены «при принятии решений, затрагивающих интересы работника». В то же время документы, которые оформляют принятие решений (приказы по личному составу и лицевые счета работников) могут создаваться и храниться исключительно в электрическом виде.В другой трактовке обозначенной статьи трудового кодекса отмечается то, что в ней вообщем не говориться о документах, тем паче о необходимости создавать кадровую документацию непременно на картонной базе. А потому что кадровые документы циркулируют в рамках внутреннего документооборота, то, по воззрению неких правоведов, ничто не воспрещает держать их только в электрической форме, в составе информационных систем и баз данных организации.

Это требование относится к неким видам уставных, денежных документов, документов по личному составу, нотариально заверенным документам и т.п. Но для большей части документов организаций негосударственной формы принадлежности таких жестких требований не существует. Довольно локального нормативного акта для введения форм наружного представления электрических документов, сначала, внутреннего нрава. Также по решению управления организации некие виды входящей документации (к примеру, копии распорядительных и нормативных документов вышестоящих организаций, информационные и деловые письма) могут приниматься к рассмотрению и выполнению исключительно в электрическом виде.

Все же, процессы информатизации интенсивно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются либо планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.Целью данной курсовой работы является исследование внедрения электрического документооборота на современном предприятии.Для заслуги поставленной цели предлагается решить ряд задач:

Когда мы говорим об электрическом документе, всегда нужно держать в голове, что этот документ все стадии собственного актуального цикла проходит конкретно в электронно-цифровом виде. По другому говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним либо уничтожаем исключительно в электронно-цифровом виде.Невзирая на высочайшие темпы развития информационных технологий, электрические документы еще не достаточно используются в управлении. Не считая общих (технических, технологических и др.) обстоятельств, недостающее применение электрической документации в Рф утежеляется рядом причин, создающих препятствия для широкого внедрения и действенного использования электрических документов в организациях.

— положение о защите индивидуальных данных работников;- аннотация по делопроизводству организации;- альбом форм электрических документов, с представлением их экранных форм и форм при распечатке на бумаге;- положения о структурных подразделениях организации;

Таким макаром, современная нормативно-правовая база документационного обеспечения управленческой деятельности находится в неупорядоченном состоянии. Беспристрастно это положение разъясняется последующими обстоятельствами.Возникновение разных форм принадлежности сделало неосуществимым распространение на все организации требований к документам, которые обычно формировались муниципальными архивными органами.

— отсутствует законодательство о переводе картонных документов на другие носители с правом ликвидирования их оригиналов.Законодательство в сфере электрического документооборота находится на стадии развития. Одним из проявлений недостающего внимания страны к внедрению СЭД является слабенький энтузиазм к разработке законодательно-нормативной базы, которая дозволила бы обширнее использовать электрические документы и современные технологии.

Так, разработанные «Основные правила работы архивов организаций», «Методические советы по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», также «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их гос регистрации» распространяются лишь на документацию муниципальных организаций. Контроль за соблюдением правил документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственных организаций не заходит в обязанности какого-нибудь федерального органа.Обширно развитая коммерческая деятельность по проектированию и внедрению автоматических систем делопроизводства (документооборота, документационного обеспечения управления и др.) приводит ко все большему разобщению документальных систем и их несовместимости.

Разрешение они могут отыскать либо в судебных постановлениях, либо в особых правовых нормативных актах. Может быть, что решение будет в пользу того, чтоб непременно создавать бумажные дубликаты (либо специально заверенные копии) электрических документов с ЭЦП долгого срока хранения. В таком случае весь скопленный к этому моменту массив электрических документов придется переводить на бумагу.

К организационно-методическим документам, применяемым при внедрении АСДОУ, относятся советы:- по организации внедрения и использования системы;- о порядке установки клиентских мест;- по оптимизации технологии документооборота;

Создателем рассматриваются 1-ые нормативно-правовые и методические документы об электрическом документе, ГОСТы 1994 г. об электрической цифровой подписи, электрический документ в законодательных актах и Федеральный закон об электрической цифровой подписи.П.Московая открывает достоинства электрического документооборота. Создатель А.В.Бадьина отмечает особенности автоматизации документооборота русских компаний, обозначает более обычные пути воплощения этого процесса и перспектив развития рынка СЭД.В.Э.Баласанян подчеркивает потребности организаций в автоматизации работ с документами и изучит требования, предъявляемые к системам автоматизации делопроизводственных процессов.

Нормативные базы внедрения электрического документооборота………………………………………………………………..7Глава 2. Этапы внедрения электрического документооборота…..…………….18Глава 3.

Также вопросы, касающиеся электрического документооборота, затронуты рядом нормативных документов.Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электрической цифровой подписи» дозволил на законодательном уровне найти главные понятия, такие как «электрический документ» и «электрическая цифровая подпись», наделив их соответственной юридической силой, также найти общие моменты внедрения на практике избранной технологии электрического подписания документов.В пт 3 статье 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об инфы, информационных разработках и о защите информации» зафиксировано, что электрическое сообщение, подписанное электрической цифровой подписью, признается электрическим документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью.Методические советы по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработанные в согласовании с пт 4 постановления Правительства Русской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» устанавливают порядок сотворения, получения, обработки, хранения и использования электрических документов в критериях внедрения ведомственной системы электрического документооборота, также порядок отправки, получения и регистрации электрических сообщений.

1. Изучить нормативные базы внедрения электрического документооборота;2.

Правовое регулирование сотворения и внедрения электрических документов подразумевает внедрение электрических документов в рамках закона, также обеспечение их юридической значимости (порядок их удостоверения — состав и методы нанесения реквизитов) и защиту от искажений в процессе электрического обмена. Также нормативной регламентации подлежат правила сотворения и использования подлинников, дубликатов и копий этих документов, требования к их передаче, доступу, хранению и т. д.Функционирование электрических документов регулируется не только лишь федеральным законодательством, да и общеотраслевыми нормативно-техническими документами Госстандарта Рф.В комплексе муниципальных эталонов «Информационная разработка» регламентированы многие вопросы сотворения автоматических систем, защиты инфы и использования электрической цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

НижневартовскОглавление Введение…. 3Глава 1. С правовой, процедурной и технологической точек зрения, проверка подлинности ЭЦП может стать проблематической, если вообщем реальной, процедурой через 5-10 лет после подписания. Подлинность документов с ЭЦП долгого срока хранения может быть предана сомнению либо опровергнута в судебном порядке.

В текущее время нет правовых актов, которые бы воспрещали подписывать электрические документы долгого срока хранения при помощи ЭЦП без одновременного сотворения их дубликата на бумаге. Но при наличии таких документов конфликтные ситуации с наружными организациями неминуемы.- список документов, выполняемых и применяемых в электрической форме, в том числе, только в электрической форме;- номенклатура дел организации;- положение о внутреннем распорядке организации; Внедрение электрического документооборота позволяет сделать лучше контроль над движением и исполнением документов, существенно упростить и ускорить доступ к инфы и, как следствие, повысить эффективность управления. Это принципиально для бизнеса и более принципиально для страны.Постановлением Правительства РФ от 28.01.02 № 65 утверждена Федеральная мотивированная программка «Электрическая Наша родина» (2002-2010 гг.).Она призвана сформировывать нормативно-правовую базу в сфере информационных технологий, развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, условия для подключения разных групп юзеров к открытым информационным системам (в том числе средством сети Веб), также обеспечить действенное взаимодействие органов гос власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами на базе широкого внедрения информационных технологий. [1]

В текущее время в федеральных органах исполнительной власти Аннотация по делопроизводству является главным нормативным актом, регламентирующим работу с документами на обычных носителях и определяющим технологические требования к организации делопроизводства и документооборота с внедрением автоматических систем.В согласовании с пт 4 постановления Правительства Русской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» разработаны Методические советы по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (дальше – Методические советы). Они устанавливают общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Студентки IV курсаКурий Натальи РомановныНаучный управляющийкандидат исторических наук

Также рассмотрены трудности, возникающие при использовании ЭЦП и пути их решения.Очень тщательно и доступно информация о системах электрического документооборота изложена на веб-сайте компании Decision Support Systems [ http :// www . dssconsulting . ru ], который нередко обновляется, публикуются достойные внимания и полезные статьи о системах электрического документооборота. Также стоит отметить веб-сайт компании Cognitive Technologies [ http :// www . cognitive . ru ] которая является общепризнанным авторитетом в области разработки современных компьютерных технологий, ее высочайший профессионализм признан в мире.В большей степени вопросы сотворения и использования электрических документов решаются отдельными ведомствами и организациями без помощи других. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, в особенности заинтересованных в резвой и четкой передаче документированной инфы, которые клеветают вероятные случаи использования электрических документов. Это акты денежных органов, налоговой, таможенной служб и др.К примеру, Федеральной комиссией ценных бумаг (ФКЦБ) Рф утверждены: Положение, устанавливающее последовательность действий организаций, предоставляющих электрические документы в ФКЦБ, и Временные требования к магнитным носителям и формату текстов неких документов на магнитных носителях.

Системы автоматического делопроизводства в ряде всевозможных случаев или поддерживают несовершенную (нерациональную) практику работы с документами, или устанавливают собственный порядок, не соблюдая при всем этом требования обычного картонного делопроизводства. Ни один муниципальный орган в РФ не координирует и не держит под контролем автоматизацию документационного обеспечения управления. Сейчас:- отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажные и электрические документы;

К примеру, в Банке Рф действует Регламент, определяющий:- категории документов, подлежащих обработке в рамках технологии автоматической системы ДОУ;- виды операций, выполняемых каждой группой работников;- порядок работы с разными категориями документов (входящими, исходящими, распорядительными, нормативными, внутренними);

Отсюда можно прийти к выводу: чем более масштабные и функциональные системы автоматизации ДОУ внедряются, тем паче внимательно изучаются вопросы нормативно-методического обеспечения их функционирования.Какие же локальные нормативные акты и методические документы должны существовать в организации, чтоб обеспечить правовую базу электрического документооборота? Перечислим те из их, в каких должно быть отражено создание и внедрение электрических документов:- приказы управления организации о разработке и принятии в эксплуатации информационной системы, в рамках которой должен осуществляться электрический документооборот, с перечислением задач и функций этой системы;- приказ управления организации о внедрении электрического документооборота, с определением возможностей должностных лиц и указанием на то, что какие виды электрических документов и при каких критериях должны приниматься работниками к рассмотрению и выполнению;

Главное, чтоб организация в хоть какой момент могла обосновать достоверность и неизменность собственных электрических документов.В принципе, отмеченная трактовка законоположений распространяется на хоть какой вид внутренних документов организации. Если они включены в состав базы данных, которая накрепко администрируется, и если есть надежные гарантии неизменности электрических документов, то хоть какой трибунал воспримет выписку их этой базы данных (на картонном носителе) в качестве письменного свидетельства и судебного подтверждения. Вся неувязка заключается исключительно в правильной организации внутреннего электрического документооборота. [4]

— компанию контроля за действиями юзеров, порядок предназначения юзерам функций доступа в автоматическую систему;- правила наполнения информационных полей;- процедуры, обеспечивающие информационную целостность системы.

ЗАПРОСИТЬ ЦЕНУ
БЫСТРЫЙ ЗАКАЗ